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用人单位在制定规章制度时应该从细节上注意什么?

来源: 南阳人才网     作者:南阳人才网     编辑:郭立锋     加入时间:2012年04月20日 12:20     点击:330

首先,规章制度固然需要一些原则性、指导性的内容作为基础,但在制度执行时,所依据的条款、规定就要具体,要有可操作性,而且还应规定如果员工违规该如何处理,需要对规定的各种情况进行周全的考虑和研究。有些用人单位的制度条款原则性过强,导致了不同劳动者对同一条款容易产生不同的理解。更有些用人单位制定了一些自我障碍条款,使得自己在制度执行过程中束手束脚。例如关于“职工旷工6天,经批评教育无效,公司可以解除劳动合同”的规定,其中的“批评教育无效”就属于自我限制条款,导致用人单位在没有履行批评教育程序的情况下,就不能解除劳动合同。

其次,规章制度的文字表述也不可忽视,特别是专业术语要表述规范。例如在处理、结束劳动者劳动关系问题上,就有开除、除名、解除劳动合同、解除劳动关系、擅自离职等方式。应当清楚的是,不同的处理方式针对的行为、处理的程序、适用的法律各不相同,结果自然也有所区别。用人单位只有弄清不同术语的法律含义,才能合法有效地处理员工。另外,在制定规章制度中,切忌使用过多生涩、笼统、同词多义的词汇。
最后,用人单位制定规章制度的目的,是为了更有效地管理员工,所以,规章制度要处处体现以人为本的思想,要充分考虑员工的感受,多进行人性化设计,既不能违背法律规定,又不能有悖常理。有些用人单位的规章制度非常严格,甚至超出了常人所能接受的范围。例如某公司规定,旷工一天,罚款500元。这种制度虽然在短时间内能起到震慑职工、严肃纪律的目的,但从用人单位的长远发展来看,必定会导致人心相背。
笔者认为一整套完备的人事规章制度可以包括:《劳动合同管理办法》、《考勤与请休假管理规定》、《员工须知》、《员工奖惩管理规定》、《医疗期管理规定》、《停工留薪期管理规定》、《女职工“三期”管理规定》等。此外,用人单位还应当尽量避免移花接木,将其他用人单位的规章制度直接转接到本单位的办法,应当根据企业的自身情况制定有针对性的规章制度。
焦点二:用人单位的规章制度要经过哪些程序才能生效?
《劳动合同法》第四条规定:用人单位在制定、修改或者决定有关直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中,如工会或者职工认为不适当的,向用人单位提出,经过双方协商,用人单位应予以修改完善。对于直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定,用人单位应当将其公示、告知劳动者。
因此,用人单位的规章制度必须符合下列条件才算有效:1.内容合法、合理;2.制定、修改程序合法;3.向劳动者公示或者直接告知。
笔者认为,用人单位首先应当高度重视工会或职工代表大会的作用;其次应当将规章制度生效的重点放在对劳动者公示、告知程序上,这是制度生效的一个要件。用人单位依照单位规章制度对违规劳动者进行处理时,如果自己不能证明已经履行了规章制度的公示或告知义务,就会导致该规章制度被认定为无效,用人单位最终也会败诉。在实践中,这样的劳动争议案件不计其数。
此外,用人单位对规章制度进行公示、告知时,应当注意这样两点:第一,公示与告知的传达方式要因对象的不同而有所差别;第二,用人单位在对规章制度履行公示、告知程序时做好记录,如员工签收记录等。